Persondatapolitik

Persondata

Alle mennesker har ret til beskyttelse af deres personoplysninger, og i Hovedstadens Ejendomsadministration A/S arbejder vi aktivt for at leve op til dette ansvar. Vi har derfor vedtaget denne politik, der fortæller dig, hvordan vi behandler personoplysninger om dig som lejer hos os.

I Hovedstadens Ejendomsadministration A/S behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med indgåelse af en lejekontrakt med dig.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige at opbevare.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til:

Hovedstadens Ejendomsadministration A/S

Sandbjergvej 11

2970 Hørsholm

CVR: 87539016

Telefonnr.: 33 31 45 00

Mail: info@hea.dk

Behandling af personoplysninger

I Hovedstadens Ejendomsadministration A/S behandler vi følgende personoplysninger:

Oplysninger om lejere eller fremlejetagere:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, lejemålsnummer

- Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation

- Betalingsoplysninger, herunder bankkonti, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita

- Oplysninger om og korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, adgangsnøgler- og p- kort, klagesager, boligstøtte

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

- CPR-nummer (se herom nedenfor)

Almindelige personoplysninger:

Hovedstadens Ejendomsadministration A/S behandler som udgangspunkt ikke særlig følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Oplysninger som du evt. sender herom til os slettes med det samme.

Såfremt du er kandidat til et ledigt lejemål, kan Hovedstadens Ejendomsadministration A/S have brug for at indsamle supplerende personoplysninger om dig, eksempelvis:

-CPR-nr.

-indkomst

-registrering i Ribers Kredit information

-nærmere anvendelse af lejemålet

-Såfremt du er en erhvervslejer eller repræsentant for en erhvervslejer kan vi også indsamle følgende personoplysninger om dig:

-erhverv

-stilling

-branchekendskab

-økonomioplysninger

-offentlige regnskabsoplysninger

De supplerende personoplysninger er nødvendige for, at vi entydigt kan identificere dig og foretage en nærmere vurdering af din egnethed til det ledige lejemål. Da vores vurdering således er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, bedes du orientere os om evt. ændringer hertil. Vi indhenter dit CPR-nr. for at kunne foretage et kredittjek hos RKI. Efterfølgende opbevarer vi dit cpr.nr. for at kunne gennemføre eventuel kreditorforfølgning. Dit CPR-nr. bliver ikke lagt ind i vores system.

Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Vi indhenter som udgangspunkt de supplerende personoplysninger direkte fra dig. Vi kan dog også indhente supplerende personoplysninger fra andre, men i så fald vil du blive orienteret herom på tidspunktet for indsamlingen.

Vi sletter de supplerede personoplysninger, hvis du ikke får lejemålet, eller hvis du får lejemålet, og nogle eller alle af de supplerende oplysninger ikke er nødvendige for administration af lejemålet. Sletning vil ske snarest muligt efter vores meddelelse til dig om, hvorvidt du får lejemålet. Vi kan dog lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

Indsamling af oplysninger

Sædvanligvis får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:

Offentlige myndigheder

Ejendomsmæglere

Andre beboere på ejendommen

Leverandører

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og for så vidt angår CPR-nr. Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis:

-At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig, jf. artikel 6, stk. 1 (litra b)

-Behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven, Erhvervslejeloven og Hvidvaskloven, jf. artikel 6, stk. 1 (litra c)

-Vores berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen), jf. artikel 6, stk. 1 (litra f)

-Behandling med samtykke, jf. artikel 6, stk. 1 (litra a)

Bestemte formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:

-Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende, jf. artikel 6, stk. 1 (litra b)

-Opfyldelse af lovkrav, jf. artikel 6, stk. 1 (litra c)

-Administration af din relation til os, jf. artikel 6, stk. 1 (litra b)

-Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale, jf. artikel 6, stk. 1 (litra b)

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Vores interesse i at behandle dine personoplysninger skal afvejes overfor din interesse i, at personoplysningerne ikke behandles.

Følgende behandling kan typisk forekomme:

Vi opbevarer dine almindelige personoplysninger i en periode efter ophør af dit lejeforhold eller efter ophør af din leverandøraftale, dit kundeforhold mv. Det sker både i forhold til gældende lovgivning (f.eks. Hvidvaskloven eller Bogføringsloven), der forpligter os, til at opbevare oplysninger i en given periode. Derudover opbevares oplysninger af praktiske og administrative hensyn og med henblik på forældelsesreglerne.

Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til håndværkere, huslejenævn, advokat, ejendomsmæglere, potentielle købere af ejendommen i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med drift og administrationen af ejendommen.

Din lejekontrakt kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.

Både opbevaring og videregivelse sker under hensyn til udlejers interesse i at kunne dokumentere grundlag for lejefastsættelsen i ejendommen eller i et bestemt lejemål samt udlejers pligt til og interesse i at opretholde god skik og orden i ejendommen.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af vores ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og varmeleverandører, herunder revisorer, advokater, ejendomsmæglere og til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.

Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt, og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Bliver ejendomme solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere.

Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejdes værdi.

Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivning videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS, og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Der kan forekomme behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som kontaktperson hos en leverandør eller samarbejdspartner:

Lejer- eller fremlejetager:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år, efter ophøret af dit lejemål.

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter ophøret af dit lejemål.

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af leverandør- eller samarbejdsaftalen og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne, opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år fra sidste leverance eller efter samarbejdet er ophørt.

Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Vi opbevarer oplysninger, der er relevante som dokumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, f.eks. lejekontrakter, lejevarslinger, huslejenævnsafgørelser og domme, så længe de kan være nødvendige. Retsgrundlaget for opbevaring af oplysningerne er artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser og artikel 9, stk. 2, litra f (nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)

Sikkerhed

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler og Behandlingsregler, der følger af vores ISO-certificerede kvalitetsledelsessystem.

Brug af cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad, eller hvad du ellers benytter, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få en hjemmeside til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle hjemmesider.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

  • 1.udgave, maj 2018. Næste revision, maj 2019.
TOP